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电子邮件作为一种通信手段有什么好处呢？“非常糟糕。”大多数人这样说。原因之一是电子邮件不包含任何语气，电子邮件的语气视收件人当时的感受而定。如果收件人当时处于自卫防护状态，他们也许会认为你在攻击他们。所以，如果可能的话，亲自和对方见面或进行电话交谈，这显然要好得多。
如果你不得不使用电子邮件进行沟通，那么，怎样做才能使问题最小化呢？下面是一些建议：
• 添加语气。开头这样写，“请把此电子邮件看作……”。然后插入这样的字眼，如“友好”、“建设性的批判”、“难过”、“失望”等。这样会使收件人更有可能以你所期望的语气阅读电子邮件。至少，负面反应会因此减弱。
• 千万不要根据你对所收到电子邮件的第一反应回复电子邮件。大多数人都知道要避免这一点，但很少有人能做到。你本想一吐为快或节约时间。事实上，与立即回复邮件，然后再花几个小时或几天时间来纠正给对方造成的错误印象相比，克制自己、半小时后再看一遍的做法会节约更多时间。
• 在发送电子邮件之前，重新阅读一遍，想象一下对方在心情最糟糕的情况下阅读这封电子邮件的情况。大多数电子邮件给对方留下的印象都比你预想的更咄咄逼人。你应该想一想在最糟糕的情况下对方脑海中的画面。这样做会大大减少风险。
• 进行角色互换。在电子邮件中首先提一些与对方有关的事情——相当于聊天。“希望你感冒已经好了。”“听说你那里下大雪了。”这样做会让你更富有人情味，也会使其更像一次有着更多人际交流的面对面的会谈。
• 心烦或生气的时候千万不要发送电子邮件。因为你会说出一些原本不想说的话。如果可以，先写好电子邮件并保存为草稿，过些时候再重新读一遍。
• 尽量使电子邮件简短些。如果你要提一些需要花很长时间进行检查的复杂建议，电子邮件并非最佳手段。如需发送报告，请以附件形式发送，标出你希望对方阅读的时间段（“在您方便的时候”或“在未来几天之内”）。这样做既考虑了对方的时间，也不至于使对方一拍脑门说：“噢，天哪，又是一封长长的邮件！”
• 如果你正在写一封特别敏感的电子邮件，在发送之前请找一位同事或朋友先检查一遍。另一双眼睛的视角通常会对你有很大帮助。
• 如果不得不在心情不好的时候发送电子邮件，应主动向对方说明。邮件开头可以这样写，“我现在的心情真的非常糟糕，所以请原谅我的语气”，或其他任何需要对方谅解的话。
• 幽默非常有效，但前提是对方看待幽默的方式与你相同。幽默风趣的语句就像聊天一般令人感到轻松。
最后，想想对方的沟通方式，尽可能与其接近。这并不是要你刻意模仿他们，而是在为对方做出转变。
如果对方是一名工作繁忙的高管，他/她也许只会看寥寥数语。关键是要确保对方看到了你想让他们看到的内容。你采用的沟通方式在此会起很大作用。
为比尔·科格里安内斯（Bill Coglianese）的婚礼设计邀请函的设计师，晚了一个多星期还没交上设计样品，而且只有通过电子邮件才能联系上他。这位设计师的助理让比尔再等一星期。比尔没有匆忙地给予对方愤怒的回应，而是发送了一封电子邮件，感谢设计师为他设计婚礼邀请函。接着，他以实事求是的态度告诉对方婚礼带给自己的各种压力，说自己和未婚妻真的需要对邀请函的样式做出决定。他想知道，设计师怎样才能帮助他们完成这个计划？
第二天，比尔拿到了连夜快递来的设计样品。“即使在一封电子邮件中，对待延误也不必态度粗鲁。”比尔说。他还补充说，那封电子邮件不带任何情绪，轻松地就让设计师采取了迅速而积极的行动。
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